3DS Co., Ltd創造力を加速させる、
これからの3Dデジタルツール

デジタル文書管理ツール m-files
Overview

直感的操作を実現。 すべてのWindowsアプリケーションと連動する
デジタルドキュメント管理システム

M-Filesは、Officeドキュメント、PDF、CADファイルなどあらゆる種類のドキュメントに固有のメタデータ(属性情報)を付加し、一元管理するシステムです。
Windowsエクスプローラに完全統合されたGUIによって、通常のファイルコピーと同様のドラッグ・アンド・ドロップ操作にてデータ管理が可能なため、専門のIT管理者を必要とせず、誰でも簡単に運用を開始することが可能です。

メタデータとは?

データ自身についての付加的なデータです。
あらかじめ検索しやすいように”タグ”という形で整理しておくことで、保管されている場所ではなくその”内容”に基づいて検索・アクセス・管理を可能に。
M-Filesは従来のフォルダアプローチと比べて、コンテキストのコンテンツを取得し全体像を見ることができ、”動的な検索”を可能にする文書管理ツールです。


インテリジェントな情報管理でプロセスを合理化

M-Filesは、PC、モバイル、およびTeamsSharePointGoogle G SuiteSalesforce CRMなどの多くのWebベースシステムで直感的なユーザーエクスペリエンスを提供し。ますこれにより、好みのアプリケーションで単一のビュー内で毎日の情報とドキュメント管理を操作し、ビジネスデータをドキュメントやコンテンツと統合できます。使い慣れたツールを使用しながら、インテリジェントな情報管理のすべての利点を享受できます。

MicrosoftおよびOffice 365との深い統合

M-Filesにより、Office 365はすべてのエンタープライズデータへの単一のアクセスポイントになります。ストレージリポジトリに関係なく、Office 365のユーザーインターフェイスを介して、接続されているすべてのデータを検索、アクセス、管理できます。Microsoft Office 365のドキュメント管理がかつてないほど容易になりました。

SalesForceビューを使用して情報にアクセス

SalesforceのビジネスデータをM-Files Intelligent Information Managementに接続-Salesforceビューから他のビジネスシステム、企業ネットワークドライブ、SharePointサイト、およびその他のリポジトリの情報を直接検索し、Salesforceのドキュメント管理を改善します。ドキュメント管理ワークフローと組み込みの人工知能を使用して販売プロセスを自動化し、Salesforceのワークフロー自動化を改善します。


どこからでもアクセス

保管場所に関係なく、あらゆるデバイスからビジネスに不可欠なドキュメントと情報を検索して管理します。

それだけではなく、手動のワークフローを自動化し、より生産的に作業できるようにします。

M-Filesモバイルアプリを使用すると、iPhone、iPad、AndroidデバイスからM-Filesリポジトリにアクセスできます。Apple App StoreまたはGoogle Playからモバイルデバイスにアプリをインストールします。
 
どこにいてもスマートフォンでドキュメントや領収書の写真を撮り、M-Filesモバイルアプリを使用してM-Filesに保存できます。


データ移行の必要なし

データの移行は常に多くのリソースと時間を消費する巨大なプロジェクトです。M-Filesを使用すると、データを移行する必要がなくなります。
M-Filesは、すべてのシステムとリポジトリを可視化し、情報を1つのビューにまとめます。レガシーデータを現在の保存場所に保存することを選択できますが、1つのシステムですべての情報を検索するという利点を享受できます。


「メタデータ」によるドキュメント・データ管理とは

キーワードとして「顧客」「プロジェクト」「作成者」「データ種別」を定義しようとすると?


今までのファイル管理

■フォルダ階層を使ったデータ管理の場合

  • フォルダ階層が深くなりすぎ、目的のデータにたどり着くのに時間がかかる
  • 検索方法が最初の段階で設計した階層構造に制約されてしまう。
  • 例)左記フォルダ構造の場合、「作成者を基準として検索」することができない。
  • 同じデータの改変履歴がいくつものフォルダに重複して登録されてしまう

■ファイル名を使ったデータ管理の場合-

  • キーワード数がファイル名の最大長に制約される
  • 同じような名前が並ぶため検索性が悪い
  • 同じデータの改変履歴が増えるとファイル名が複雑になる


M-Filesのファイル管理

ファイルに対して「メタデータ」(属性情報)を登録すると

ビューをあらかじめ作成し、目的のファイルを即座に検索することが可能です。
アップロードの必要がなく、エクスプローラから保存が可能です。


           

officeとの連携

メタデータ登録

検索ビュー設定

エクスプローラ統合